SPED EFD: está tudo certo com sua escrituração mensal?

O SPED foi criado em 2007 para facilitar a troca de informações fiscais entre contribuintes e o Governo. O Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED) é um programa que visa substituir documentos em papel por arquivos eletrônicos.

Ele é composto por uma série de obrigações contábeis, sendo a Escrituração Fiscal Digital (EFD) uma das que mais causam dor de cabeça aos profissionais desse setor.

Esta obrigação deve ser entregue todo mês, a EFD reúne todas as informações fiscais necessárias com referência ao período de apuração dos tributos de ICMS e IPI.

Isso significa que todas as notas e documentos fiscais gerados pela sua empresa ao longo do mês devem ser enviados eletronicamente à Receita Federal para conferência.

Esquecer um único registro contábil pode ser perigoso. Por mais que você possa retificar uma EFD, apresentar informações incorretas e imprecisas aos órgãos competentes pode ocasionar penalidades diversas, como uma multa de 1% sobre as operações comerciais irregulares. Sendo assim, como ter certeza de que está tudo certo com a sua escrituração antes de efetuar a entrega? A tecnologia pode ajudar!

SPED e a dor de cabeça

Como dissemos anteriormente, entregar uma Escrituração Fiscal Digital com dados incorretos pode acarretar em diversas dores de cabeça ao setor fiscal de sua empresa. O regulamento de ICMS de São Paulo, por exemplo, dedica um detalhado artigo para tratar dos “deslizes” que você não pode cometer:

Artigo 527 – O descumprimento da obrigação principal ou das obrigações acessórias, instituídas pela legislação do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços, fica sujeito às seguintes penalidades:

• Atraso de escrituração do livro fiscal destinado à escrituração das operações de entrada de mercadoria ou recebimento de serviço ou do livro fiscal destinado à escrituração das operações de saída de mercadoria ou de prestação de serviço: multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações não escrituradas, em relação a cada livro; do livro fiscal destinado à escrituração do inventário de mercadorias – multa equivalente a 1% (um por cento) do valor do estoque não escriturado;
• Atraso de escrituração de livro fiscal não mencionado na alínea anterior: multa no valor de 6 (seis) UFESPs por livro, por mês ou fração;
• Atraso de registro em meio magnético: multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações não registradas;
• Irregularidade de escrituração não prevista nas alíneas anteriores – multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações a que se referir a irregularidade.

Além das penalidades descritas acima — que podem causar enormes prejuízos financeiros ao seu empreendimento —, venhamos e convenhamos: não é nada produtivo reservar membros da sua equipe fiscal para fazer a retificação de um SPED EFD entregue com erros à Receita Federal. Sendo assim, todo cuidado na hora de elaborar a escrituração é essencial, evitando perda de recursos financeiros e retrabalho.

SPED não é brincadeira, não!

Você pode até achar que uma notinha a menos em seu SPED EFD não fará tanta diferença — afinal, o Fisco tem tanto trabalho a fazer que será incapaz de detectar um detalhe como esse, não é mesmo? Errado! Desde que a Receita Federal adotou sistemas automatizados para fazer a fiscalização contábil, sua acuracidade atingiu níveis inimagináveis.

Na prática, isso significa que as autoridades possuem uma eficácia absurda quando o assunto é encontrar inconsistências entre aquilo que foi declarado e o que foi efetivamente negociado dentro da sua companhia. E, acredite, você vai querer ter a mais plena certeza de que o EFD do seu SPED está nos conformes antes que o Fisco bata na sua porta e faça uma fiscalização de surpresa!

É melhor prevenir do que remediar

E se em vez de ficar correndo atrás de todas as notas fiscais do mês — sejam elas físicas, espalhadas pelo escritório, quanto digitais, escondidas naquele email que você nem reparou no recebimento —, você pudesse contar com uma ferramenta que centraliza toda as NFes emitidas contra ou à favor do seu CNPJ, podendo fazer uma auditoria prévia e simular a entrega do seu SPED EFD à Receita Federal?

Isso é perfeitamente possível com o uso do Arquivei, uma plataforma 100% na nuvem que se comunica diretamente com o banco de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e faz o download automática de todas as notas fiscais da sua empresa.

Sendo assim, é possível fazer uma comparação direta entre as informações que o Fisco tem com os documentos que o seu setor contábil tem em mãos. Teste o Arquivei gratuitamente!

Com isso, é possível fazer uma auditoria prévia — ou seja, simular o cruzamento de dados e a fiscalização que a Receita Federal fará ao receber sua escrituração) e ter certeza de que tudo está nos conformes. Isso evita penalidades e dores de cabeça futuras com o órgão público. A solução conta até mesmo com um app específico para fazer a conferência do SPED.

Plataforma certa para aumentar a sua produtividade

O Arquivei é uma plataforma moderna, flexível e capaz de otimizar a produtividade de qualquer departamento contábil ou facilitar a vida de contadores independentes.

Caso você queira saber mais sobre como lidar com o SPED e como o Arquivei pode ajudá-lo nesta tarefa, clique aqui e confira o e-book gratuito sobre SPED com tudo o que você precisa saber sobre o sistema.