NFe: Aprenda a cancelar Nota Fiscal eletrônica

Você sabe como cancelar uma nota fiscal dentro de sua empresa? Infelizmente, o período em que a realização desse procedimento dependia apenas de um carimbo e da necessidade de uma das partes na transação, simplesmente, acabou.

Uma das inovações que a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) trouxe para o mundo empresarial foi a nova regra para o cancelamento desse tipo de documento, além dos prazos para fazê-lo. Pensando nisso, resolvemos escrever este artigo.

Nele, mostraremos como você deve proceder na hora de cancelar nota fiscal eletrônica e, ao final, apresentaremos um procedimento que pode solucionar o problema sem que o documento tenha de ser cancelado. Acompanhe!

Quando é preciso cancelar uma Nota Fiscal eletrônica?

Resumidamente, uma nota fiscal precisa ser cancelada quando ocorre algum vício ou falha durante o processo de emissão, geralmente, após o envio e validação do documento por parte da Secretaria da Fazenda Estadual. Os motivos que levam esse tipo de problema são muito variados, entretanto, antes de mencionar os principais, é necessário ter atenção a um ponto em especial.

O cancelamento de um documento fiscal só poderá ser realizado pelo emissor antes de decorridas 24 horas após a autorização da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Ou seja, se você emitiu uma nota fiscal hoje, e ela foi validada às 13:00, poderá realizar o cancelamento até o dia seguinte às 12:59. Caso contrário, o procedimento não poderá ser efetuado e será necessário recorrer à SEFAZ para realizar o cancelamento da NF-e. Essa é a importância de você escolher um emissor de nota fiscal eletrônica que lhe forneça a funcionalidade do gerenciamento de tempo restante para cancelamento da nota fiscal, assim você poderá saber quanto tempo resta disponível para que possa fazer o cancelamento de cada nota fiscal.

Além do prazo, o emissor deve observar outros dois critérios para realizar o cancelamento da NF-e. Primeiro: a mercadoria objeto do documento fiscal não pode ter saído do estabelecimento de origem e, em segundo lugar, o destinatário não poderá confirmar a ciência da NF-e emitida. Se alguns desses três critérios for descumprido, o cancelamento não poderá ser realizado.

Quando isso ocorre, o procedimento fica mais complexo, portanto, é essencial que você nunca ultrapasse esse prazo. Dentre os motivos mais comuns para o cancelamento de NF-e, vamos mostrar os principais nos próximos tópicos.

Preenchimento incorreto

O campeão de solicitação de cancelamento das NF-e, sem dúvidas, é o preenchimento incorreto. Esse tipo de problema pode ocorrer com os dados cadastrais do cliente, quantidades, valores, descontos e, até mesmo, em informações gerais.

Além desses, os códigos como: CST, CFOP, CEST, NCM, entre outros, também são alvos de erros na hora da emissão. Nesses casos, quando não é possível corrigir tais falhas, não existe outra alternativa a não ser solicitar o cancelamento dentro do prazo de 24 horas.

Erro no cálculo dos tributos

Os erros no cálculo dos tributos também são muito comuns. Nesses casos, não há nada o que se possa fazer a não ser cancelar o documento fiscal. Afinal, nenhuma empresa aceitará o pagamento adicional de um imposto que não é devido, como também não deixará de pagar o montante de tributos devidos por conta de erros no cálculo das notas fiscais.

Emissão em data incorreta

Outro erro muito comum é a emissão do documento fiscal no dia incorreto. Como a data da emissão sempre será a mesma em que o procedimento está sendo emitido, é muito comum que as empresas aguardem alguns dias para faturar alguma venda com o objetivo de postergar o pagamento de determinados tributos.

Entretanto, quando, por falha ou esquecimento, o documento fiscal é emitido em um dia indesejado, é possível cancelar o mesmo, desde que não tenham sido ultrapassadas as 24 horas.

Como realizar o cancelamento de uma NF-e?

Agora que você entendeu o que é o cancelamento de NF-e, bem como os motivos mais comuns para que isso ocorra, vamos mostrar como realizar esse procedimento no âmbito de uma empresa. Continue lendo!

A principal alternativa para realizar esse procedimento é utilizando o software emissor que deu origem à NF-e. Geralmente, os sistemas já oferecem a opção de cancelar a nota fiscal e, com poucos cliques, o responsável pela emissão solicita o cancelamento.

Assim como no momento da emissão, para pedir o cancelamento, também é necessário enviar a informação à SEFAZ. Dessa forma, podemos afirmar que se torna impossível realizar o procedimento após o prazo de 24 horas.

Feita a solicitação, o órgão retornará o documento fiscal com a informação de cancelado e ele não produzirá mais os efeitos fiscais e financeiros sobre a sua empresa, entretanto, isso não significa que o procedimento acabou por aqui.

A NF-e cancelada ainda deverá compor o livro fiscal da empresa, bem como aquele que é enviado por meio do SPED Fiscal. A falta de uma única NF-e, mesmo que esteja com status de cancelada, pode gerar multas e sanções para seu negócio. Além disso, a numeração seguirá considerando a NF-e que foi cancelada. Portanto, não se esqueça de enviar todos os meses suas notas fiscais emitidas ou canceladas para sua contabilidade, ou, opte por um emissor de notas fiscais que possui integração contábil que poderá automatizar esta tarefa para você.

O que fazer quando não é mais possível cancelar uma NF-e?

Como mencionamos, após 24 horas da emissão do documento fiscal, o cancelamento não poderá ser realizado de forma simples, utilizando o software emissor. Em alguns estados, é permitido o cancelamento da NF-e após esse período, contudo, pode acarretar a geração de multas para a empresa.

Entretanto, as SEFAZ de outros estados não permitem o cancelamento após o período informado ou, caso tenha descumprido com alguns dos outros dois critérios em nenhuma hipótese.

Existe a possibilidade de solucionar alguns erros sem ter que solicitar o cancelamento da NF-e. Nesse caso, pode ser utilizada a carta de correção eletrônica. Porém, ela também tem algumas limitações.

Não poderá ser emitida a carta de correção para alterar dados que interfiram na base de cálculo dos tributos constantes da nota fiscal, assim como alterar dados substanciais do remetente ou destinatário, de modo que substitua alguns desses polos, assim como não é possível alterar a data de emissão do documento fiscal.

Sendo assim, você pode utilizar a carta de correção e não recorrer ao cancelamento, observando os casos em que é impossível a emissão de tal documento. Também é importante mencionar que esse procedimento exige a autorização por parte da Secretaria da Fazenda Estadual.

Seguindo esses passos, você não terá mais nenhum tipo de dificuldade na hora de cancelar nota fiscal eletrônica. Utilizando a tecnologia e os procedimentos corretos, essa prática passará a ser mais simples e eficiente.

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Conteúdo original DIGISAN