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Livro diário na contabilidade: Veja quando e como fazer!

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escrituração do livro diário é um procedimento obrigatório para as empresas mercantis, independentemente do porte, natureza jurídica ou regime tributário. 

Se você tem uma empresa em sociedade ou não, optante pelo Simples Nacional ou por outro regime de tributação, vai precisar dele para registrar as movimentações do negócio.

Quer saber como usar o livro diário do jeito certo?

Então, siga a leitura.

O que é livro diário na contabilidade?

livro diário é um instrumento da contabilidade utilizado para registrar todos os fatos contábeis de uma empresa à medida em que acontecem.

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A esses registros dá-se o nome de escrituração contábil, um lançamento detalhado de todas as movimentações econômicas conforme o método das partidas dobradas (débito e crédito).

O livro diário tem esse nome porque, antes do surgimento das ferramentas modernas de contabilidade, as operações eram lançadas manualmente em um livro impresso ou em fichas.

Com a criação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e o crescimento da contabilidade online, os lançamentos automatizados têm se tornado uma tendência.

Como funciona o livro diário?

O livro diário acompanha a vida da empresa desde a abertura do CNPJ e a integralização do capital social

Tão logo os sócios transfiram os recursos (em dinheiro ou em outros bens) para as contas da empresa, os lançamentos começam a ser registrados no livro diário

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  • Entrou dinheiro no caixa proveniente de alguma fonte? O fato contábil precisa ser registrado
  • Saiu dinheiro do caixa para pagar o fornecedor? O livro diário precisa saber
  • Houve movimentação interna, como transferência entre contas bancárias ou depósito em dinheiro? Essa transação também precisa ser documentada no livro diário.

Por ser um instrumento oficial, o livro diário precisa cumprir algumas formalidades intrínsecas (internas) e extrínsecas (externas) sob pena de ser invalidado. 

  • Apresentação exterior (formalidades extrínsecas)
    • Ser encadernado
    • Ter suas folhas numeradas tipograficamente
    • Se for empresa, ser autenticado pelas juntas comerciais ou repartições encarregadas do Registro do Comércio
    • Se for Sociedade Simples ou entidade sem fins lucrativos, ser autenticado no cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas
    • Conter termo de abertura (na primeira página) e de encerramento (na última página) preenchidos e autenticados.
  • Apresentação interior (formalidades intrínsecas)
    • Utilizar idioma nacional e moeda corrente do país
    • Usar linguagem mercantil
    • Manter a individualização e clareza dos lançamentos
    • Registrar os fatos em rigorosa ordem cronológica de dia, mês e ano
    • Não permitir intervalos em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas, ou transportes para as margens.

O livro diário precisa ainda conter a data da operação (transação), o título da conta débito e da conta crédito, os valores da operação, bem como um histórico escrito de forma reduzida.

Livro diário impresso ou digital?

Tanto o livro diário impresso quanto o digital cumprem a mesma função contábil de registrar os fatos que alteram o patrimônio de uma empresa na ordem em que eles acontecem.

A versão impressa do livro diário tem caído em desuso por ser pouco prático e gastar muito papel, dependendo da movimentação econômica da empresa, além de ocupar espaço físico.

Por ser mais prática e menos custosa, a versão digital do livro diário, que pode ser assinada digitalmente pelos responsáveis, tem se tornado uma tendência.

Algumas empresas, como as optantes pelo Lucro Real, são obrigadas a adotar a Escrituração Contábil Digital (ECD), da qual fazem parte os livros diário e razão. 

Para essas pessoas jurídicas, portanto, o livro diário digital torna-se obrigatório.

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Empresas optantes pelo Simples Nacional, que não tenham recebido aporte de capital, não precisam entregar a ECD, logo, podem fazer a escrituração do livro diário impresso, caso queiram.

Quem precisa de livro diário contábil?

O livro diário é uma obrigação para todas as empresas sujeitas à escrituração contábil, independentemente do porte ou regime tributário.

A única exceção é o Microempreendedor Individual (MEI), um tipo de CNPJ simples dedicado a profissionais autônomos.

As vendas do MEI devem ser lançadas no Relatório Mensal de Receitas Brutas, documento que ajudará o empreendedor a fazer a Declaração Anual de Faturamento.

Como fazer lançamentos contábeis no livro diário

Para entender como fazer os lançamentos de débito e crédito no livro diário, confira um exemplo a seguir, conforme os enunciados.

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Operações da empresa X realizadas em abril de 2022.

  • Dia 01/04/2022: os sócios integralizaram um capital social de R$ 100.000,00 em dinheiro, conforme disposto no contrato social
  • Dia 03/04/2022: foi aberta uma conta corrente bancária para a qual foram transferidos R$ 80.000,00
  • Dia 04/04/2022: a empresa comprou estoque no valor de R$ 40.000,00 e pagou via Pix
  • Dia 09/04/2022: a empresa vendeu um total de R$ 10.000,00 à vista em dinheiro, tendo um CMV (Custo da Mercadoria Vendida) de R$ R$ 5.000,00. 

 Veja como ficam os lançamentos no livro diário:

DataContaDébitoCrédito
01/04/2022Caixa (+A)Capital subscrito (+PL)H.:Vlr ref. subscrição de capital social cfe contratoR$ 100.000,00
R$ 100.000,00
03/04/2022Banco (+A)Caixa (-A)H.: Vlr ref. transferência caixa cfe doc. nºR$ 80.000,00
R$ 80.000,00
04/04/2022Estoque (+A)Banco (-A)H.: Vlr ref. compra de mercadorias cfe NFe nºR$ 40.000,00
R$ 40.000,00
09/04/2022Caixa (+A)Receita de venda (+PL)CMV (-PL)Estoque (-A)H.: Vlr ref. venda de mercadoria cfe NFe nºR$ 10.000,00
R$ 5.000,00

R$ 10.000,00
R$ 5.000,00

As siglas acima significam o seguinte:

  • (+A): mais ativos
  • (-A): menos ativos
  • (+P): mais passivos
  • (-P): menos passivos
  • (+PL): mais patrimônio líquido
  • (-PL): menos patrimônio líquido.

Além dos termos de abertura, encerramento e escrituração dos fatos contábeis, no livro diário também deve ser transcritas as demonstrações contábeis, como:

  • Balanço Patrimonial
  • Demonstração de Resultado de Exercício (DRE)
  • Demonstração de Resultado Abrangente
  • Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL)
  • Demonstrações de Fluxo de Caixa (DFC)
  • Notas Explicativas. 

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escrituração do livro diário, assim como outras funções contábeis burocráticas, parece um trabalho complicado, mas pode se tornar bem simples.

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Hora Extra: Quem Pode Fazer e Quais as Regras?

Veja se qualquer profissão oferece essa possibilidade

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Seja por conta da alta demanda de trabalho, erros na gestão de tempo ou até mesmo pela vontade dos funcionários em complementar a renda, as horas extras são muito comuns nas empresas. E elas são asseguradas por lei, mas existem regras para isso.

A hora extra é um recurso que a empresa e o trabalhador possuem para possibilitar a extensão esporádica da jornada de trabalho. Algumas empresas tratam esse tema como regra, e outras proíbem totalmente por receio do descontrole financeiro sobre a folha de pagamento. 

Tanto a Constituição Federal quanto às Leis trabalhistas garantem o direito ao empregado, no entanto existem regras e modalidades, bem como o tipo de regime de trabalho e até mesmo características específicas de cada turno. 

Essas diferenças precisam ser de pleno conhecimento do departamento de recursos humanos para auxiliar a empresa e seus funcionários.

Mas toda profissão tem a liberdade de fazer isso? Sim, de modo geral, todo trabalhador possui direito a hora extra. Como seu próprio nome diz, a hora extra, é o tempo trabalhado além da jornada normal de trabalho.

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Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a jornada normal de trabalho tem uma duração máxima de oito horas diárias, respeitando o limite de 44 horas por semana.

No entanto, apesar de ser um direito da maioria dos trabalhadores, é um equívoco acreditar que todo profissional pode fazer hora extra.

Nesse sentido, é importante esclarecer que existem sim alguns trabalhadores que não possuem direito às horas extras, e é sobre eles que falaremos a partir de agora!

O que é a hora extra?

A hora extra se refere ao tempo adicional que um funcionário trabalha além da sua carga horária diária, estabelecida em seu contrato de trabalho. Ou seja, sempre que a jornada diária do colaborador for ultrapassada, ele terá direito de receber horas extras.

Conforme expresso no artigo 58 da CLT, a jornada de trabalho normal deve ter no máximo, 8 horas diárias e 44 horas semanais. Vale lembrar que existem exceções, mas essa é a carga horária mais comum.

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Outra questão importante é que a legislação determina que o máximo de tempo que um trabalhador pode cumprir de hora extra são duas horas diárias.

A CLT define, ainda, que o empregador deve pagar um valor adicional por essa hora extra trabalhada. Esse valor, em regra normalmente, corresponde ao valor da hora normal de trabalho acrescido de 50%.

Leia também:

Limite de horas extras por dia

O limite diário de horas extras são 2 horas e não importa o regime de trabalho. Ou seja, se a jornada de um funcionário for de 8 horas, ele poderá somar, no máximo, 10 horas de trabalho. Se forem 6 horas, ele poderá cumprir 8 horas.

Todavia, existem algumas exceções a essa regra. No caso de serviços inadiáveis, aqueles que precisam ser concluídos na mesma jornada de trabalho, sob pena de prejuízos ao empregador, por exemplo, a empresa pode solicitar que o colaborador cumpra até 4 horas extras naquele dia.

Quais trabalhadores não têm direito a hora extra?

É importante esclarecer que mesmo sendo direito da maioria dos trabalhadores, alguns profissionais não possuem direito a hora extra.

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Nessa regra de trabalhadores que não possuem direito a hora extra, estão os profissionais onde não é possível fixar um horário de trabalho específico. Por exemplo, os vendedores externos.

A regra das horas extras, também costumam não valer para os profissionais que atuam em cargos superiores, como gerentes, diretores ou chefes de departamento.

Essa situação também se estende aos profissionais com cargos hierárquicos mais altos como gestores, coordenadores ou até mesmo da direção, tendo em vista que para esses trabalhadores o regime pode ser diferenciado para cada empresa.

Uma outra situação que merece atenção está relacionada aos trabalhadores em cargos que possuem jornada de trabalho parcial, que normalmente não pode fazer hora extra, dependendo do regime de contratação e do contrato de trabalho.

Outra circunstância em que não se permite a hora extra é no caso de estagiários. O estagiário também não pode ultrapassar 30 horas de trabalho semanal. Caso ocorra com frequência, a empresa poderá sofrer com ação judicial por descumprir a Lei nº 11.788/08, mais conhecida como a Lei do Estágio.

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Veja as mudanças na ficha de “outros bens” e direitos do IR 2025

Em 2025, a Receita Federal ajustou e incluiu alguns itens a fim de dar maior transparência nas declarações

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Com o prazo de entrega das Declarações de Imposto de Renda definido para 17 de março até 30 de maio, o contribuinte deve se preparar para o envio das declarações.

Todavia, a cada ano há sempre algumas alterações e este ano não foi diferente. A Receita Federal anunciou mudanças na ficha de bens e direitos para a declaração deste ano. As atualizações visam tornar a prestação de contas mais transparente possível.

Veja a seguir o que muda na ficha de “outros bens” para não errar na hora de preencher.

O que mudou na ficha de “outros bens” e direitos no IR 2025

Toda atenção na hora do preenchimento nas fichas de bens classificados em ‘outros bens’. Veja o que alterou:

  • Foram criados 6 novos códigos para bens (holding, garagem, leasing…);
  • 13 bens tiveram o nome ajustado para facilitar o entendimento;
  • Foram extintos 3 códigos de bens e direitos;
  • 11 bens passaram a ser exclusivos no Brasil – não pode exterior.

Além disso, houve a exclusão dos seguintes campos na ficha de declaração do IR:

  • Título de eleitor;
  • Consulado/embaixada (quando residente no exterior);
  • Número do recibo da declaração anterior (quando declaração online).

Leia também:

Quem precisa declarar Imposto de Renda 2025?

  • Recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888 no ano de 2024, como salários, aposentadorias, pensões e aluguéis;
  • Teve receita bruta anual de atividade rural superior a R$ 169.440 ou deseja compensar prejuízos de anos anteriores com a atividade;
  • Possuía bens e direitos acima de R$ 800 mil em 31 de dezembro de 2024, incluindo imóveis, veículos, investimentos e outros patrimônios;
  • Passou a residir no Brasil em 2024 e permaneceu nessa condição até o final do ano;
  • Recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200 mil, como indenizações trabalhistas, doações e rendimentos de caderneta de poupança;
  • Obteve ganho de capital  na venda de bens ou direitos sujeitos à incidência do Imposto de Renda, como imóveis e veículos vendidos com lucro;
  • Realizou operações na Bolsa de Valores com movimentação acima de R$ 40 mil ou teve lucro sujeito à tributação;
  • Optou pela isenção do IR na venda de imóveis residenciais, ao usar o valor da venda para comprar outro imóvel no Brasil dentro do prazo de 180 dias;
  • Declarou bens, direitos e obrigações de uma entidade controlada no exterior, como se fossem de sua titularidade direta;
  • É titular de um trust ou contratos similares regidos por leis estrangeiras;
  • Atualizou o valor de mercado de bens e direitos no exterior, conforme a legislação vigente;
  • Recebeu rendimentos no exterior, como lucros, dividendos e aplicações financeiras;
  • Pagou imposto sobre atualização de bens imóveis em dezembro de 2024.

O que acontece se não declarar Imposto de renda?

Quem tiver a obrigação de declarar e não enviar a documentação dentro do prazo estará sujeito a uma multa mínima de R$ 165,74, podendo chegar a 20% do imposto devido, com acréscimo de juros conforme a taxa Selic.

Por esse motivo, é importante ficar atento ao cronograma e organizar os documentos para evitar problemas com o Fisco.

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Preparação para o IRPF 2025: como evitar erros e maximizar benefícios

Visão do especialista, Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)

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Com a proximidade do período de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) 2025, os contribuintes devem se preparar para evitar problemas e, se possível, garantir a restituição o quanto antes. A Receita Federal ainda divulgará as regras oficiais na primeira quinzena de março, mas algumas diretrizes gerais já podem ser observadas para facilitar o processo.

Planejamento e Organização

A organização antecipada da documentação é fundamental para evitar erros e atrasos. Empresas e instituições financeiras já disponibilizaram os informes de rendimento, e os aposentados e pensionistas do INSS podem acessá-los pelo site Meu INSS. Além disso, documentos como recibos de despesas médicas, comprovantes de compra e venda de bens e informes de investimentos devem ser reunidos o quanto antes.
 

Outro ponto importante é manter uma cópia da declaração do ano anterior, que pode agilizar o preenchimento e reduzir as chances de inconsistências. A falta de organização pode levar à omissão de informações, um dos principais motivos para a retenção na malha fiscal.
 

Quem Deve Declarar?

Enquanto os valores oficiais para 2025 ainda não foram divulgados, as regras devem seguir parâmetros semelhantes ao ano anterior. Devem prestar contas ao Fisco aqueles que, em 2024, tiveram:

  • Rendimentos tributáveis acima de R$ 30.639,90;
  • Rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200.000,00;
  • Ganho de capital na venda de bens;
  • Operações em bolsa de valores acima de R$ 40.000,00;
  • Bens e direitos superiores a R$ 800.000,00;
  • Receita bruta de atividade rural acima de R$ 153.199,50;
  • Mudança de residência para o Brasil.

Vantagens da Declaração Pré-Preenchida

A declaração pré-preenchida, acessível por meio de conta gov.br de nível prata ou ouro, facilita o processo, reduzindo erros e garantindo maior agilidade. Em 2024, 41% dos contribuintes utilizaram essa ferramenta, que também concede prioridade na restituição. No entanto, é fundamental revisar as informações antes do envio.
 

Malha Fiscal: Principais Motivos de Retenção 

Em 2024, 3,2% das declarações ficaram retidas na malha fiscal. As principais razões foram:

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  • Deduções indevidas (57,4%), com destaque para despesas médicas (51,6%);
  • Omissão de rendimentos (27,8%).

Portanto, atenção especial deve ser dada às deduções, respeitando os limites estabelecidos: R$ 2.275,08 por dependente e R$ 3.561,50 para educação.
 

Prazo e Prioridade na Restituição

A expectativa é que a entrega da declaração inicie em 17 de março e siga até 31 de maio. Quem entrega mais cedo tem maiores chances de receber a restituição nos primeiros lotes, mas há regras de priorização:

  • Idosos acima de 80 anos;
  • Idosos acima de 60 anos, deficientes e portadores de moléstia grave;
  • Contribuintes cuja maior fonte de renda seja o magistério;
  • Quem optar pela declaração pré-preenchida e restituição via PIX.

Evite Multas e Problemas Fiscais

Atrasar a entrega pode gerar multas de 1% a 20% do imposto devido, com valor mínimo de R$ 165,74. Além disso, inconsistências podem levar ao bloqueio do CPF e problemas na regularidade fiscal.
 

A preparação antecipada permite ao contribuinte não apenas evitar erros e penalidades, mas também maximizar os benefícios fiscais. Com organização, uso da declaração pré-preenchida e atenção às deduções permitidas, é possível garantir uma declaração mais segura e tranquila. O planejamento financeiro e fiscal é essencial para um bom relacionamento com o Fisco e para evitar surpresas desagradáveis no futuro.

Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)
 Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)


*O conteúdo dos artigos assinados não representa necessariamente a opinião do Mackenzie.

Sobre a Universidade Presbiteriana Mackenzie

A Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM) foi eleita como a melhor instituição de educação privada do Estado de São Paulo em 2023, de acordo com o Ranking Universitário Folha 2023 (RUF). Segundo o ranking QS Latin America & The Caribbean Ranking, o Guia da Faculdade Quero Educação e Estadão, é também reconhecida entre as melhores instituições de ensino da América do Sul. Com mais de 70 anos, a UPM possui três campi no estado de São Paulo, em Higienópolis, Alphaville e Campinas. Os cursos oferecidos pela UPM contemplam Graduação, Pós-Graduação, Mestrado e Doutorado, Extensão, EaD, Cursos In Company e Centro de Línguas Estrangeiras.

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