Livro Caixa: Saiba o que é e como fazer esse registro

O livro caixa é um documento indispensável para fazer o controle do fluxo financeiro da sua empresa, e te ajuda a registrar as entradas e saídas. 

Ideal para manter toda a contabilidade de um negócio regularizada, bem como auxiliar na prestação de contas para a receita federal, essa ferramenta é essencial para quem deseja ter o controle da administração da sua empresa.

Ela pode ser usada por profissionais liberais, autônomos, ou por empresas devidamente regulamentadas. Mas muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre como fazer o registro nesse arquivo. Isso significa um obstáculo na hora de realizar a gestão financeira de uma empresa.

Pensando nisso, preparamos esse conteúdo com muitas dicas para te ajudar a entender o que é um livro caixa, quais as principais informações que deve conter nele, dentre outras informações. Confira!

Leia também: Escrituração contábil ou livro caixa? Saiba qual é a melhor opção!

O que é livro caixa?

Um livro caixa é um documento utilizado para lançar todas as entradas e saídas do dinheiro de uma empresa, além de registrar os pagamentos, e auxiliar na escrituração contábil.

Ou seja, no arquivo ficam inscritos os recebimentos dos pagamentos de períodos diários, mensais ou anuais.

Qual a diferença entre livro caixa e fluxo de caixa?

O livro caixa é um documento onde são registrados os recebimentos e pagamentos efetuados em dinheiro durante um determinado período. Já o fluxo de caixa é o movimento que considera o registro das transações financeiras, como:

• atividades operacionais;
• investimentos;
• financiamentos;
• dentre outros.

Sendo assim, podemos dizer que um livro caixa auxilia na contabilidade da empresa e nos controles da sua gestão financeira, enquanto o fluxo de caixa tem uma função gerencial para acompanhar as formas de pagamento e servir como plano de previsão para o caixa do negócio.

Para que serve o documento?

Esse livro serve para registrar todas as operações financeiras de um negócio, indispensável para administrar todos os pagamentos referentes a empresa e suas atividades.

Isso porque esse controle evita problemas contábeis na demonstração de resultados (DRE), e do  balanço patrimonial da empresa.

Leia também: Livro Caixa: o que é e quem deve fazer?

Quais as principais informações do livro?

Para preencher um livro caixa de maneira correta, é fundamental conhecer quais informações deve adicionar para que os dados referentes a movimentos contábeis da sua empresa sejam realizados com eficiência.

Assim, mesmo com as variações na estrutura de cada documento, os itens obrigatórios que devem conter no documento são:

1.   Data da transação

Ao identificar as datas de transação é possível organizar os gastos da empresa de modo cronológico e ainda deixar o livro caixa mais organizado.

Nesse sentido, para manter o controle financeiro da instituição e evitar problemas tributários, o ideal é fazer registros diários.

2.   Histórico do registro

O histórico do registro de um livro caixa é onde o administrador identifica a finalidade de uma transação financeira.

Isso significa a justificativa pela qual a movimentação foi realizada, sendo um elemento fundamental caso seja preciso justificar algum valor para a diretoria da empresa, autoridades fiscais ou auditoria.

3.   Débitos

Corresponde aos recebimentos que uma organização teve em um determinado período, podendo ser em dinheiro, depósito bancário, ou outros meios. Na prática, os débitos são todos os ganhos financeiros de um negócio.

É indispensável para controlar o fluxo financeiro de forma eficiente e precisa, além de organizar as entradas da organização, algo de suma importância para calcular o saldo final do livro caixa.

4.   Créditos

As saídas de caixa, também conhecidas como créditos, corroboram com a mesma linha do dado anterior, entretanto, se referem aos valores que saíram do caixa.

Desse modo, nesse item é registrado o que foi pago pela empresa para outras entidades ou pessoas físicas, sendo que os valores poderão ser em dinheiro ou crédito em conta.

5.   Saldo atual

O saldo atual diz respeito à diferença entre as entradas e saídas financeiras, e evidência quanto a empresa tem em caixa em um período analisado. Esse item aponta quanto a empresa tem em caixa em um período específico.

Para obter o saldo atual, basta a seguinte fórmula: saldo anterior + recebimentos – pagamentos = saldo atual.

Como preencher um livro caixa?

Para preencher um livro caixa de forma facilitada, o ideal é efetuar os registros de forma cronológica, visto que fica mais claro identificar as transações conforme os dias em que foram realizadas na empresa.

Logo, o gestor pode indicar cada operação em uma única linha, mesmo que seja uma entrada e saída do mesmo fornecedor, e também separar cada uma delas para ter melhor visualização.

Ainda, não deixe de registrar como as entradas foram pagas, se a vista ou a prazo, uma vez que isso pode facilitar na hora de calcular o saldo final do livro caixa.

Quais empresas são obrigadas a ter um livro caixa?

As empresas optantes pelo Simples Nacional, que estão consoante a Lei 9.317/96, ou aquelas que apresentam receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões por ano são obrigadas a ter um livro caixa.

Isso porque os negócios que se enquadram nesse regime precisam declarar os valores do seu fluxo de caixa para a Receita Federal.

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É possível substituir o livro caixa por um software de gestão financeira?

Sim, se uma empresa não se encaixa no modelo de regime obrigatório do qual precisa ter um livro caixa físico, ela pode substituir o documento por um software de gestão financeira.

Desse modo, é possível automatizar as tarefas de maneira simplificada, como, por exemplo, fazer registros imediatos de entradas e saídas a partir de créditos ou débitos em conta, emitir notas fiscais de maneira organizada, dentre outras funções.

Vale a pena escriturar um livro caixa?

Se você deseja facilitar os processos financeiros do seu negócio, vale a pena escriturar um livro caixa, mesmo que a sua empresa não seja obrigada a ter um livro caixa.

Isso porque, o documento é essencial para saber todas as movimentações e ter controle de todos os gastos realizados em um determinado período.

Além disso, por meio dos registros realizados, é possível saber como está a situação financeira do seu negócio, um fator que auxilia o gestor no planejamento e tomada de decisões.

Essas dicas podem ajudar a entender o que é olivro caixa e as suas principais funções, mas se você ainda tem dúvidas, conte com a Facilite para simplificar a sua rotina contábil!

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