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Empresário você já fez a gestão de documentos da sua empresa? 

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Em um mundo cada vez mais digitalizado e regulamentado, a gestão eficaz de documentos tornou-se uma prioridade essencial para empresas de todos os setores. Desde registros financeiros até informações confidenciais dos clientes, a necessidade de gerenciar e proteger adequadamente arquivos físicos é crucial para garantir conformidade regulatória, segurança da informação e eficiência operacional.

Como melhorar a gestão de documentos em sua empresa.

1. Para quais segmentos é indicado fazer a gestão profissional de documentos?

A gestão profissional de documentos é essencial para uma variedade de setores empresariais, incluindo, mas não se limitando a:

Empresas de serviços financeiros: bancos, instituições de crédito, companhias de investimento e seguros têm uma enorme quantidade de documentos sensíveis que exigem gerenciamento adequado para conformidade regulatória e proteção de dados.

Leia também: Quais Os Prazo Para Guardar Documentos De Funcionários?

Setor de saúde: Hospitais, clínicas e consultórios médicos lidam com uma abundantemente de registros e informações confidenciais dos pacientes, exigindo práticas seguras de gestão documental.

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Jurídico: Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos precisam lidar com uma vasta quantidade de documentos legais e contratuais para garantir conformidade e facilidade de acesso.

Governo e setor público: Agências governamentais, prefeituras e órgãos públicos precisam manter registros precisos e acessíveis para prestação de contas e transparência.

2. Quais são as melhores práticas para garantir a segurança dos documentos?

Assegurar a segurança dos documentos é fundamental para proteger informações confidenciais e garantir conformidade com regulamentações de privacidade de dados. Algumas das melhores práticas incluem:

Controle de entrada: Implemente sistemas de controle de acesso físico e digital para restringir o acesso apenas a funcionários autorizados. Isso pode incluir senhas, autenticação de dois fatores e restrições baseadas em cargos.

Digitalize: Invista na transformação dos arquivos físicos em digitais.

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Criptografia: Utilize a criptografia para proteger documentos sensíveis armazenados digitalmente. Isso garante que mesmo em caso de ataque hacker, eles permaneçam ilegíveis.

Backup regular: Faça backups regulares dos documentos importantes e mantenha essas cópias em locais seguros e protegidos. Isso ajuda a garantir que os documentos possam ser recuperados em caso de perdas e danos.

Leia também: Cinco Dicas Para Melhorar O Gerenciamento De Riscos Na Sua Empresa

Políticas de segurança: Desenvolva e implemente políticas de segurança de documentos claras e abrangentes, incluindo diretrizes para o manuseio, armazenamento, compartilhamento e descarte seguro.

Auditorias regulares: Realize auditorias periódicas para garantir a conformidade com as políticas de segurança de documentos e identificar possíveis vulnerabilidades que precisam ser abordadas.

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3. Quais as vantagens de se armazenar documentos com uma empresa profissional?

Armazenar documentos com uma empresa profissional oferece uma série de benefícios significativos:

Segurança física e digital: Empresas especializadas em armazenamento de documentos investem em instalações seguras, com controle de acesso, sistemas de monitoramento e proteção contra incêndios e outros desastres. Além disso, oferecem soluções de armazenamento digital seguro para proteção contra perda de dados.

Otimização do espaço: Ao transferir documentos para uma empresa de armazenamento profissional, as empresas liberam espaço valioso em suas instalações para atividades principais, reduzindo a necessidade de espaço de escritório caro e auxiliando na organização geral.

Acesso fácil e rápido: Muitas empresas de armazenamento oferecem serviços de digitalização e indexação, permitindo acesso rápido e fácil aos documentos armazenados, sempre que necessário.

Conformidade e regulamentação: Empresas de armazenamento de documentos entendem as exigências regulatórias e de conformidade específicas do setor, garantindo que os documentos sejam mantidos conforme os padrões legais e regulatórios aplicáveis.

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4. Por que é indicado fazer expurgo com uma empresa profissional?

O expurgo de documentos é fundamental para manter a organização e segurança dos arquivos de uma empresa. Contratar uma empresa profissional para realizar esse processo oferece várias vantagens:

Conformidade socioambiental: Muitas empresas de expurgo de documentos têm políticas ambientalmente responsáveis, garantindo que o descarte seja feito de maneira sustentável, por meio de métodos de reciclagem apropriados.

Segurança da informação: Um parceiro especializado utiliza práticas profissionais de expurgo, garantindo que informações confidenciais sejam adequadamente destruídas.

Eficiência e economia de tempo: Com recursos dedicados e experiência específica, uma empresa profissional pode concluir o expurgo de documentos de forma rápida e eficiente, liberando tempo e recursos internos para outras atividades.

5. Como escolher a empresa certa para gerenciar e armazenar meus documentos?

Ao escolher uma empresa para gerenciar e armazenar documentos, é essencial considerar alguns fatores-chave:

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Experiência e reputação: Pesquise a experiência e a reputação da empresa no setor, incluindo feedback de clientes anteriores e sua longevidade no mercado.

Conformidade regulatória: Certifique-se de que o parceiro compreende e adere às regulamentações específicas do seu setor, garantindo conformidade em todos os aspectos.

Segurança: Verifique as medidas de segurança física e digital implementadas para proteger seus documentos contra acesso não autorizado e danos.

Serviços oferecidos: Avalie os serviços oferecidos, como expurgo de documentos, armazenamento físico e digital, digitalização e indexação, para garantir que atendam às suas necessidades específicas.

Custos: Considere os custos envolvidos, incluindo taxas de armazenamento, serviços adicionais e eventuais taxas de expurgo, comparando diferentes empresas para encontrar a opção mais econômica e eficiente.

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Investir na gestão profissional de documentos é fundamental para empresas de todos os tamanhos e setores, garantindo conformidade, segurança e eficiência na organização e proteção de informações críticas. Ao escolher um parceiro confiável e experiente para gerenciar e armazenar seus documentos, sua empresa pode colher os benefícios de uma gestão documental eficaz e confiável.

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Hora Extra: Quem Pode Fazer e Quais as Regras?

Veja se qualquer profissão oferece essa possibilidade

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Seja por conta da alta demanda de trabalho, erros na gestão de tempo ou até mesmo pela vontade dos funcionários em complementar a renda, as horas extras são muito comuns nas empresas. E elas são asseguradas por lei, mas existem regras para isso.

A hora extra é um recurso que a empresa e o trabalhador possuem para possibilitar a extensão esporádica da jornada de trabalho. Algumas empresas tratam esse tema como regra, e outras proíbem totalmente por receio do descontrole financeiro sobre a folha de pagamento. 

Tanto a Constituição Federal quanto às Leis trabalhistas garantem o direito ao empregado, no entanto existem regras e modalidades, bem como o tipo de regime de trabalho e até mesmo características específicas de cada turno. 

Essas diferenças precisam ser de pleno conhecimento do departamento de recursos humanos para auxiliar a empresa e seus funcionários.

Mas toda profissão tem a liberdade de fazer isso? Sim, de modo geral, todo trabalhador possui direito a hora extra. Como seu próprio nome diz, a hora extra, é o tempo trabalhado além da jornada normal de trabalho.

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Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a jornada normal de trabalho tem uma duração máxima de oito horas diárias, respeitando o limite de 44 horas por semana.

No entanto, apesar de ser um direito da maioria dos trabalhadores, é um equívoco acreditar que todo profissional pode fazer hora extra.

Nesse sentido, é importante esclarecer que existem sim alguns trabalhadores que não possuem direito às horas extras, e é sobre eles que falaremos a partir de agora!

O que é a hora extra?

A hora extra se refere ao tempo adicional que um funcionário trabalha além da sua carga horária diária, estabelecida em seu contrato de trabalho. Ou seja, sempre que a jornada diária do colaborador for ultrapassada, ele terá direito de receber horas extras.

Conforme expresso no artigo 58 da CLT, a jornada de trabalho normal deve ter no máximo, 8 horas diárias e 44 horas semanais. Vale lembrar que existem exceções, mas essa é a carga horária mais comum.

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Outra questão importante é que a legislação determina que o máximo de tempo que um trabalhador pode cumprir de hora extra são duas horas diárias.

A CLT define, ainda, que o empregador deve pagar um valor adicional por essa hora extra trabalhada. Esse valor, em regra normalmente, corresponde ao valor da hora normal de trabalho acrescido de 50%.

Leia também:

Limite de horas extras por dia

O limite diário de horas extras são 2 horas e não importa o regime de trabalho. Ou seja, se a jornada de um funcionário for de 8 horas, ele poderá somar, no máximo, 10 horas de trabalho. Se forem 6 horas, ele poderá cumprir 8 horas.

Todavia, existem algumas exceções a essa regra. No caso de serviços inadiáveis, aqueles que precisam ser concluídos na mesma jornada de trabalho, sob pena de prejuízos ao empregador, por exemplo, a empresa pode solicitar que o colaborador cumpra até 4 horas extras naquele dia.

Quais trabalhadores não têm direito a hora extra?

É importante esclarecer que mesmo sendo direito da maioria dos trabalhadores, alguns profissionais não possuem direito a hora extra.

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Nessa regra de trabalhadores que não possuem direito a hora extra, estão os profissionais onde não é possível fixar um horário de trabalho específico. Por exemplo, os vendedores externos.

A regra das horas extras, também costumam não valer para os profissionais que atuam em cargos superiores, como gerentes, diretores ou chefes de departamento.

Essa situação também se estende aos profissionais com cargos hierárquicos mais altos como gestores, coordenadores ou até mesmo da direção, tendo em vista que para esses trabalhadores o regime pode ser diferenciado para cada empresa.

Uma outra situação que merece atenção está relacionada aos trabalhadores em cargos que possuem jornada de trabalho parcial, que normalmente não pode fazer hora extra, dependendo do regime de contratação e do contrato de trabalho.

Outra circunstância em que não se permite a hora extra é no caso de estagiários. O estagiário também não pode ultrapassar 30 horas de trabalho semanal. Caso ocorra com frequência, a empresa poderá sofrer com ação judicial por descumprir a Lei nº 11.788/08, mais conhecida como a Lei do Estágio.

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Veja as mudanças na ficha de “outros bens” e direitos do IR 2025

Em 2025, a Receita Federal ajustou e incluiu alguns itens a fim de dar maior transparência nas declarações

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Com o prazo de entrega das Declarações de Imposto de Renda definido para 17 de março até 30 de maio, o contribuinte deve se preparar para o envio das declarações.

Todavia, a cada ano há sempre algumas alterações e este ano não foi diferente. A Receita Federal anunciou mudanças na ficha de bens e direitos para a declaração deste ano. As atualizações visam tornar a prestação de contas mais transparente possível.

Veja a seguir o que muda na ficha de “outros bens” para não errar na hora de preencher.

O que mudou na ficha de “outros bens” e direitos no IR 2025

Toda atenção na hora do preenchimento nas fichas de bens classificados em ‘outros bens’. Veja o que alterou:

  • Foram criados 6 novos códigos para bens (holding, garagem, leasing…);
  • 13 bens tiveram o nome ajustado para facilitar o entendimento;
  • Foram extintos 3 códigos de bens e direitos;
  • 11 bens passaram a ser exclusivos no Brasil – não pode exterior.

Além disso, houve a exclusão dos seguintes campos na ficha de declaração do IR:

  • Título de eleitor;
  • Consulado/embaixada (quando residente no exterior);
  • Número do recibo da declaração anterior (quando declaração online).

Leia também:

Quem precisa declarar Imposto de Renda 2025?

  • Recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888 no ano de 2024, como salários, aposentadorias, pensões e aluguéis;
  • Teve receita bruta anual de atividade rural superior a R$ 169.440 ou deseja compensar prejuízos de anos anteriores com a atividade;
  • Possuía bens e direitos acima de R$ 800 mil em 31 de dezembro de 2024, incluindo imóveis, veículos, investimentos e outros patrimônios;
  • Passou a residir no Brasil em 2024 e permaneceu nessa condição até o final do ano;
  • Recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200 mil, como indenizações trabalhistas, doações e rendimentos de caderneta de poupança;
  • Obteve ganho de capital  na venda de bens ou direitos sujeitos à incidência do Imposto de Renda, como imóveis e veículos vendidos com lucro;
  • Realizou operações na Bolsa de Valores com movimentação acima de R$ 40 mil ou teve lucro sujeito à tributação;
  • Optou pela isenção do IR na venda de imóveis residenciais, ao usar o valor da venda para comprar outro imóvel no Brasil dentro do prazo de 180 dias;
  • Declarou bens, direitos e obrigações de uma entidade controlada no exterior, como se fossem de sua titularidade direta;
  • É titular de um trust ou contratos similares regidos por leis estrangeiras;
  • Atualizou o valor de mercado de bens e direitos no exterior, conforme a legislação vigente;
  • Recebeu rendimentos no exterior, como lucros, dividendos e aplicações financeiras;
  • Pagou imposto sobre atualização de bens imóveis em dezembro de 2024.

O que acontece se não declarar Imposto de renda?

Quem tiver a obrigação de declarar e não enviar a documentação dentro do prazo estará sujeito a uma multa mínima de R$ 165,74, podendo chegar a 20% do imposto devido, com acréscimo de juros conforme a taxa Selic.

Por esse motivo, é importante ficar atento ao cronograma e organizar os documentos para evitar problemas com o Fisco.

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Preparação para o IRPF 2025: como evitar erros e maximizar benefícios

Visão do especialista, Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)

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Com a proximidade do período de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) 2025, os contribuintes devem se preparar para evitar problemas e, se possível, garantir a restituição o quanto antes. A Receita Federal ainda divulgará as regras oficiais na primeira quinzena de março, mas algumas diretrizes gerais já podem ser observadas para facilitar o processo.

Planejamento e Organização

A organização antecipada da documentação é fundamental para evitar erros e atrasos. Empresas e instituições financeiras já disponibilizaram os informes de rendimento, e os aposentados e pensionistas do INSS podem acessá-los pelo site Meu INSS. Além disso, documentos como recibos de despesas médicas, comprovantes de compra e venda de bens e informes de investimentos devem ser reunidos o quanto antes.
 

Outro ponto importante é manter uma cópia da declaração do ano anterior, que pode agilizar o preenchimento e reduzir as chances de inconsistências. A falta de organização pode levar à omissão de informações, um dos principais motivos para a retenção na malha fiscal.
 

Quem Deve Declarar?

Enquanto os valores oficiais para 2025 ainda não foram divulgados, as regras devem seguir parâmetros semelhantes ao ano anterior. Devem prestar contas ao Fisco aqueles que, em 2024, tiveram:

  • Rendimentos tributáveis acima de R$ 30.639,90;
  • Rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200.000,00;
  • Ganho de capital na venda de bens;
  • Operações em bolsa de valores acima de R$ 40.000,00;
  • Bens e direitos superiores a R$ 800.000,00;
  • Receita bruta de atividade rural acima de R$ 153.199,50;
  • Mudança de residência para o Brasil.

Vantagens da Declaração Pré-Preenchida

A declaração pré-preenchida, acessível por meio de conta gov.br de nível prata ou ouro, facilita o processo, reduzindo erros e garantindo maior agilidade. Em 2024, 41% dos contribuintes utilizaram essa ferramenta, que também concede prioridade na restituição. No entanto, é fundamental revisar as informações antes do envio.
 

Malha Fiscal: Principais Motivos de Retenção 

Em 2024, 3,2% das declarações ficaram retidas na malha fiscal. As principais razões foram:

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  • Deduções indevidas (57,4%), com destaque para despesas médicas (51,6%);
  • Omissão de rendimentos (27,8%).

Portanto, atenção especial deve ser dada às deduções, respeitando os limites estabelecidos: R$ 2.275,08 por dependente e R$ 3.561,50 para educação.
 

Prazo e Prioridade na Restituição

A expectativa é que a entrega da declaração inicie em 17 de março e siga até 31 de maio. Quem entrega mais cedo tem maiores chances de receber a restituição nos primeiros lotes, mas há regras de priorização:

  • Idosos acima de 80 anos;
  • Idosos acima de 60 anos, deficientes e portadores de moléstia grave;
  • Contribuintes cuja maior fonte de renda seja o magistério;
  • Quem optar pela declaração pré-preenchida e restituição via PIX.

Evite Multas e Problemas Fiscais

Atrasar a entrega pode gerar multas de 1% a 20% do imposto devido, com valor mínimo de R$ 165,74. Além disso, inconsistências podem levar ao bloqueio do CPF e problemas na regularidade fiscal.
 

A preparação antecipada permite ao contribuinte não apenas evitar erros e penalidades, mas também maximizar os benefícios fiscais. Com organização, uso da declaração pré-preenchida e atenção às deduções permitidas, é possível garantir uma declaração mais segura e tranquila. O planejamento financeiro e fiscal é essencial para um bom relacionamento com o Fisco e para evitar surpresas desagradáveis no futuro.

Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)
 Murillo Torelli, professor de Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)


*O conteúdo dos artigos assinados não representa necessariamente a opinião do Mackenzie.

Sobre a Universidade Presbiteriana Mackenzie

A Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM) foi eleita como a melhor instituição de educação privada do Estado de São Paulo em 2023, de acordo com o Ranking Universitário Folha 2023 (RUF). Segundo o ranking QS Latin America & The Caribbean Ranking, o Guia da Faculdade Quero Educação e Estadão, é também reconhecida entre as melhores instituições de ensino da América do Sul. Com mais de 70 anos, a UPM possui três campi no estado de São Paulo, em Higienópolis, Alphaville e Campinas. Os cursos oferecidos pela UPM contemplam Graduação, Pós-Graduação, Mestrado e Doutorado, Extensão, EaD, Cursos In Company e Centro de Línguas Estrangeiras.

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