Como a retificação de erros nos lançamentos contábeis prejudica a sua contabilidade

Lançamentos contábeis com erros podem trazer consequências para seu escritório e seus clientes. Algumas consequências são pequenas e fáceis de resolver. Outras, podem acabar em muita incomodação e penalidades mais graves. Mas o engano ao fazer registros manualmente infelizmente acontece, e isso é algo que faz parte das atividades humanas.

Tipos de erros decorrentes das atividades manuais em lançamentos contábeis

As ocorrências de erros ou informações imprecisas podem ser:

– Acidentais: quando acontecem ocasionalmente, sendo cometidas involuntariamente em momentos de distração ou pressa;

– Constantes: decorrentes da falta de informações ou da inexperiência do usuário, e podem acontecer repetitivamente devido às mudanças frequentes que ocorrem nas normas legais;

– Técnicos: ocorrem quando o usuário não está acostumado com o sistema utilizado pela contabilidade e acaba fazendo suposições;

– Omissões: quando o usuário comete o erro por estar desatento, por esquecimento ou por negligência, deixando de fazer algo que obrigatoriamente deveria ser realizado;

– Dolosos: quando o usuário erra de forma premeditada, voluntariamente, para contornar uma situação indesejada ou para compensar um outro erro feito anteriormente.

Independentemente do tipo do erro cometido, seja simples ou de grande risco para a empresa, ele precisa ser corrigido pelo seu escritório. Mas antes disso, é preciso adotar uma série de atitudes que ajudam a apurar e reconhecer erros, a fim de facilitar sua identificação imediata para agilizar a correção e reduzir ou anular suas consequências. E ainda, após isso, é preciso investir em alguns procedimentos para fazer a correção da forma mais correta possível, sem causar consequências para seu escritório ou seus clientes.

Para cada erro existe um procedimento diferente

A retificação de erros não é tarefa fácil, muito menos rápida de se fazer. Cada tipo de erro exige um procedimento específico para ser corrigido. Por exemplo: caso uma receita não tenha sido lançada no sistema, o lançamento deverá ser feito na data em que foi identificada a omissão, incluindo uma descrição explicando que o registro foi feito fora de época.

Outro exemplo: no caso de uma receita ter sido lançada com o valor errado, você tem duas possibilidades para a correção: 1) se o valor lançado for menor, deverá ser lançada uma complementação com o valor da diferença, no dia em que foi identificada a incoerência, contra a mesma conta corrente e, então, deve-se especificar no histórico a qual lançamento esse complemento se refere; 2) se o valor lançado for maior, deverá ser lançada uma complementação com o valor da diferença, com a redução do valor previamente registrado, no dia em que foi constatado o erro, também contra a mesma conta corrente e, em seguida, deve-se especificar no histórico a qual lançamento esse complemento se refere.

Esses são apenas dois exemplos de erros, entre dezenas de outros que podem acabar acontecendo em seu escritório de contabilidade. Imagine, agora, quantas horas por mês você e sua equipe precisariam investir para incluir na rotina de trabalho a prevenção, identificação e a retificação de erros nos lançamentos contábeis.

Todo esse tempo perdido compromete a produtividade da equipe, interferindo até mesmo no crescimento do seu escritório contábil. Mas existe uma solução que automatiza essas tarefas manuais e ajuda a eliminar todos os tipos de erros citados no início deste post. Basta confiar essas atividades burocráticas e cansativas para a Ottimizza Integração Contábil.

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