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Certidão negativa de tributos federais: quando e por que solicitar

A certidão negativa de tributos federais nem sempre tem sua importância reconhecida. Abrir uma empresa no Brasil implica assumir diversas responsabilidades, assim como o cumprimento de formalidades e burocracias diversas. Isso significa ter que lidar com a emissão de documentos, seja apenas para registros ou para comprovar determinada condição.

Entre esses documentos, estão as certidões negativas de débito (CND). Existem certidões para todas as esferas de poder, mas neste artigo trataremos especificamente da que se relaciona à Receita Federal.

A importância das CND

Além da CND federal, podemos elencar mais quatro tipos de certidão negativade débito perante órgãos públicos. Cada uma demanda procedimentos diferentes para sua emissão. São elas:

CND FGTS

Para sua obtenção, a empresa precisa estar em dia com as obrigações junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

CND Trabalhista

Sua emissão fica a cargo do Tribunal Superior do Trabalho (TST) e tem como base informações dos Tribunais Regionais do Trabalho do país. Para ser negativa, a empresa ou pessoa física não pode constar no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT).

Certidão Negativa Estadual

Emitida pela administração estadual, comprova a regularidade fiscal em relação aos créditos tributários de controle da Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz)

Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários

Emitida pelos municípios, comprova situação regular e a inexistência de débitos referentes ao ISS e com o pagamento do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU).

Algumas dessas certidões podem ser emitidas online, sem a necessidade de se deslocar para nenhum órgão público. Já em outros casos, a requisição só poderá ser feita presencialmente. Vai depender da certidão e da maior ou menor informatização dos serviços públicos a ela relacionados.

O que é a certidão negativa de tributos federais?

Uma certidão negativa de tributos federais comprova que sua empresa não tem nenhum tipo de débito com a Receita Federal. De posse desse documento, é possível comprovar para terceiros que não há pendências junto ao Fisco.

Trata-se de um verdadeiro atestado de bons antecedentes fiscais, se fosse essa a definição. Sua apresentação é exigida para o cumprimento de diversos procedimentos, entre eles, a solicitação de empréstimos bancários.

Sua emissão só é possível quando a empresa não tem nenhum tipo de pendência. Antes de solicitá-la, é imprescindível quitar todos do débitos relativos ao pagamento de tributos federais.

Toda CND, após emitida, tem um prazo de validade. No caso da federal, esse prazo é de 180 dias, contados a partir da emissão.

Não custa lembrar as situações em que pode ser necessária uma certidão negativa de débitos, independentemente da sua origem:

Auditorias
Licitações e concorrências públicas
Empréstimos e financiamentos
Transações com imóveis e veículos
Regularização de espólios
Saída do país.

A CND é um documento especialmente importante para empresas que participam de licitações ou fazem negócios com órgãos públicos. No caso da CND federal, ela será exigida necessariamente em todo e qualquer processo que envolva prestação de serviços ou venda de produtos para o governo.

Como emitir a certidão negativa de tributos federais

A comprovação de situação regular diante dos débitos e tributos de uma empresa perante a Receita Federal é a finalidade da Certidão Negativa Federal. Vale lembrar que, do processo de emissão, participa também a Procuradoria da Fazenda Nacional.

A CND vale para a matriz e também para as filiais. Ou seja, um pedido é suficiente para comprovar a inexistência de débitos junto ao Fisco. A obtenção do documento, nesse caso, é bastante simples, se comparado com outros tipos de CND que exigem o comparecimento aos órgãos públicos para cumprimento de formalidades.

O processo é todo feito online. Para consulta, basta ter o número do CNPJ. Também é necessário, para comprovação de regularidade junto ao Fisco, a aquisição de um certificado digital.

Assim como nas notas fiscais eletrônicas (NF-e), esse arquivo eletrônico também valida a CND. Só com essa assinatura digital é possível obter não só a CND federal, como diversas outras certidões negativas pela internet.

Os avanços em relação à emissão da CND

Há de se destacar que a nova CND federal resulta da unificação de dois tipos de certidão negativa, uma emitida pela Receita Federal e outra pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Trata-se de um avanço, afinal, antes era preciso solicitar duas certidões negativas, o que significava mais trabalho e tempo consumido. Além disso, muitas empresas passaram a perceber que a apresentação de apenas uma das certidões bastava, tornando essa burocracia desnecessária.

A emissão da CND federal abrange, inclusive, para a Certidão de Regularidade Fiscal e sobre a Dívida Ativa da União. Todos os débitos, previdenciários ou não, inscritos em Dívida Ativa da União (DAU) são contemplados por essa CND. Portanto, uma vez emitida, a certidão poderá comprovar três tipos de situação junto ao Fisco:

Certidão Negativa (CND): comprova não existir irregularidades
Certidão Positiva (CP): comprova haver pendências com órgãos públicos federais;
Certidão Positiva com efeitos de negativa (CPEN): fica comprovada a existência de dívidas, mas seus pagamentos já estão garantidos por sentença judicial que pode determinar penhora ou execução de bens. Também pode ser emitida nos casos em que a exigibilidade da dívida estiver suspensa.

Casos em que a emissão online não é possível

Nos casos em que as dívidas não estão relacionadas a créditos sem inscrição na Dívida Ativa da União e que sejam administrados pela Receita Federal, pode ser que esteja indisponível o processo online.

Uma solução possível é pesquisar a situação fiscal no site da órgão, valendo-se de um código de acesso ou procuração eletrônica. Caso não haja sucesso em nenhuma das tentativas, o contribuinte pode se dirigir a um posto da Receita Federal para realizar todo o processo.

No entanto, na maioria dos casos, é possível cumprir todas as exigências para emitir a certidão negativa de tributos federais online. É menos burocracia e mais agilidade para garantir a regularidade de sua empresa e o canal aberto para participar de licitações e outros negócios com órgãos públicos.

Esteja em dia com suas obrigações

A melhor forma de ter acesso a uma certidão negativa é não realizando débitos. Para estar com as contas em dia, seja qual for a sua origem, o gestor precisa de controle e organização. Se você ainda enfrenta problemas nessa área, busque se aproximar mais do seu contador. Ele é quem mais entende do assunto e pode ajudá-lo a trilhar o caminho certo.